Rejestry sądowe

Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych

Dane zawarte w rejestrach udzielane są stronom i uczestnikom postępowania oraz na żądanie uprawionych osób.

• W sądach prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
  • repertoria,
  • wykazy,
  • kartoteki, (zbiory kart),
  • zbiory wokand,
  • księgi pomocnicze.
• Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ustalonych wzorów, służą one do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.
• Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.

Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej księgami biurowymi, prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Można jednak używać tej samej księgi również w latach następnych, rozpoczynając numeracje wpisów od początku roku następnego, jeżeli liczba czystych kart wystarczy co najmniej na okres półroczny.

Rejestry, ewidencje oraz wykazy prowadzone są w oparciu o zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22.02.1988 r. ze zm. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS.88.2.6) — a przepisy archiwalne w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra .Sprawiedliwości z dnia 05.05.1989r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz.U. Nr 28, póź. 150 z póź. zm.)i zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30.12.1985 r. – w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz.Urz. MS Nr 8 poz.55) i zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z 22.02.1988 r. – w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS Nr 2, poz. 6 z póź. zm) ponadto obowiązują i stosowane są następujące przepisy kancelaryjno archiwalne uzgodnione z państwową służbą archiwalną – Instrukcja kancelaryjna wprowadzona w życie zarządzeniem Prezesa Sądu Rejonowego w Jaworznie z dnia 26 kwietnia.2002 r., nr zarządzenia nr 1/02/A, jednolity Rzeczowy Wykaz Akt wprowadzony zarządzeniem j.w. Ponadto sprawy postępowania z dokumentacją i materiałami archiwalnymi regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16.09.2002 r. – w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz.1375) w/w przepisy obligują sądy do wprowadzenia i stosowania instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt.